法律参考
本隐私政策说明 Harvey W James LTD 如何依据 UK GDPR（英国通用数据保护条例）及《2018 年数据保护法》（Data Protection Act 2018）收集、使用并保护个人数据。
从这里开始
本政策取代本网站上任何此前的政策。我们至少每年审核一次，并在我们的数据处理发生实质性变动时随时审核。
本政策适用于我们持有其个人数据的每一个人：潜在与现有租客、担保人、房东、承包商与供应商、网站访客、查询者、来电者，以及新闻订阅者。
第 1 节
Harvey W James 是 Harvey W James LTD 的商号，该公司是本政策所述个人数据的数据控制者（data controller）。
就本政策、我们如何处理您的个人数据的任何疑问，或行使下文第 8 节中的任何权利，请使用上述方式与我们联系。
第 2 节
我们仅在为某一特定、合法目的所需时才收集个人数据。具体类别因您与我们的关系而异。
当您查询房产、参加看房或申请租房时，我们收集：
在租期内及租期之后，我们持有上述数据，另加：
当需要担保人时，我们收集与租客相同的身份、联系、就业及负担能力证明，另加已签署的担保契据。
当您指示我们出租或管理某处房产时，我们收集：
姓名、业务联系方式、资质、保险详情（公众责任险、专业责任险）、行业团体会员资格、发票及付款记录。
当您访问 www.harveywjames.com 时，我们可能通过 cookie 及分析工具接收技术数据：IP 地址（用于分析时已截断）、浏览器类型与版本、设备类型、所浏览页面、来源 URL，以及会话时长。参见第 10 节关于 cookie 的说明。
当您提交查询表单或订阅我们的新闻时，我们收集姓名、电子邮件地址及您提供的任何自由文本信息，外加您同意的记录（在以同意为合法依据时）。
当您使用我们的网站助手 James——无论以文字或语音——我们会记录对话：您发送的消息、James 的回复、您所在的页面，以及基本设备信息（浏览器类型与版本、设备类型与操作系统，以及语言；我们不存储您的 IP 地址），连同您给出的任何评分或反馈。当您在我们的网站上以语音与 James 交谈时，您所说的内容会由 Google 的 Gemini AI 实时转写成文字；我们不保留音频。致电我们办公室电话线路的通话则不同——这些通话会被录音（第 2.11 节）。视频通话的说明见第 2.12 节。
我们以此回应您的查询，并审核与改进助手的准确性、安全性与有用性。我们的合法依据是正当利益（UK GDPR 第 6(1)(f) 条）——提供并改进我们的服务。James 的回复由 Google 的 Gemini AI 模型生成。对话存储在我们的安全基础设施（Cloudflare）上，由 Harvey W James 内部审核——包括借助 Anthropic 的 Claude AI——绝不出售，亦不用于广告。第 5.2 节列出了这些服务提供商。James 不会索取，您也不应在聊天中提供支付卡号或身份证件号码。
我们保留对话记录最长 24 个月，其后予以匿名化——删除个人细节，仅保留去标识化的信息以持续改进服务。您可随时发送电子邮件至 info@harveywjames.com 要求我们删除您的聊天记录。
若您向 James 询问您自己的租赁或账户，您可以选择验证身份：我们会向我们已为您存档的地址发送一次性验证码，输入后，James 即可在该聊天会话中向您展示您自己的信息（例如您的租金金额、付款日期，或某项维修的状态），有效期为 30 分钟。出于安全与审计，我们会将验证事件（时间、结果及您的客户编号——不含验证码）与对话一并记录。向您展示的细节将成为上述对话记录的一部分。验证为可选项；您随时可改向团队查询，也可在聊天窗口中点击「退出登录」以结束已验证的会话。
您也可以在 WhatsApp 上与 James 交谈。此外，当您查询我们的某处房产或要求估价时——无论在我们的网站上，还是通过 Rightmove 或 Zoopla 等门户——我们可能就同一查询，向您随该查询提供的电话号码发送一条自动 WhatsApp 消息（如无法通过 WhatsApp 送达，则发送一条短信）作为跟进。这些是关于您自己查询的服务性消息，而非营销。我们的合法依据是正当利益（UK GDPR 第 6(1)(f) 条）——回应并推进您选择发起的查询。自动的首条消息仅在英国时间上午 8 点至晚上 9 点之间发送。您可随时回复 STOP，我们便会停止向该号码发送消息；回复 START 可重新加入。
这些渠道运行于我们的通讯服务商 Twilio 之上，并且——就 WhatsApp 而言——运行于 Meta 的 WhatsApp Business Platform 之上，二者依其各自的隐私条款处理您的电话号码与消息内容以交付服务。对话本身完全按第 2.8 节所述由 James 处理：同样的记录、内部审核、24 个月保留及删除权一律适用。已验证的自助服务（第 2.9 节）仍在网站聊天中提供，而非在 WhatsApp 中。
致电我们办公室号码 020 3865 1500（即第 1 节与第 14 节所载的号码）的来电，由我们的 AI 助理 James 全天候接听。每次通话开始时，他会以英语告知您，他是 AI 助理，且通话会被录音。如果您说普通话或波兰语，他也会以该语言告知您上述内容。对于每次通话，我们会保留：
我们以此接听您的来电并据此采取行动（向合适的人员转达留言、安排看房、报修），准确记录通话中所说的内容，检查并改进 James 的准确性与安全性，以及处理有关某次通话的任何疑问或投诉。在您通话期间，James 还会将您的来电号码与我们的看房日程表进行核对，以便协助处理您已预约的看房。我们的合法依据是正当利益（UK GDPR 第 6(1)(f) 条）：全天候接听我们的电话线路，并为每次通话保留可靠的记录。您无须向 James 提供您的个人信息，但如果没有姓名和联系方式，我们的团队可能无法跟进。
Twilio 传输并录制通话。Twilio 为我们运行的语音服务——Deepgram、ElevenLabs 与 Google——将您的话语转为文字，并将 James 的回复转为语音；而 James 的回复由 Google 的 Gemini AI 模型生成。如果 James 无法继续通话，他会将您转接至我们的电话代接服务 Message Direct，由其工作人员为我们的团队记录留言。通话结束后，文字记录、摘要以及录音的私密链接会通过我们的工作看板（Trello）、电子邮件、WhatsApp 及我们的客户关系管理系统（Street）发送给我们的团队。我们还会使用 Anthropic 的 Claude AI 协助我们审核通话。第 5.2 节列出了这些服务提供商。
我们将通话录音保留 90 天，之后予以删除。文字记录与通话详情会与我们其他的 James 对话记录一并保留，最长 24 个月（第 2.8 节）。如果一次通话引发了我们需要处理的事项——一项查询、一次看房、一项维修、一宗投诉——该通话的备注（其摘要与文字记录）会添加至相应记录，并与该记录一同保留，保留期与该记录相同（第 7 节）。
如果您不希望被录音，请改为发送电子邮件至 info@harveywjames.com 与我们联系。如需获取录音或文字记录的副本，或要求我们将其删除，请发送电子邮件至 info@harveywjames.com，并注明您的来电号码及大致的来电时间。除非我们需要保留——例如因其属于投诉或法律索赔的一部分（第 8.3 节）——否则我们将予以删除；如需保留，我们会告知您原因。您也可以反对此项处理（第 8.6 节）。
在我们的「认识 James」页面上，以及在我们网站任意页面的聊天窗口中，您都可以通过实时视频通话与 James 面对面交谈。他的面容与声音均由 AI 生成——他不是真人，也不是真人的录像。通话仅使用您的麦克风，绝不使用摄像头：我们绝不会请求摄像头访问权限，也不会发送或保留您的任何图像或视频。您可以随时以打字代替说话。
您所说的内容会传送至 Google 的 Gemini AI，由其转写成文字，并生成和说出 James 的回复。James 的语音回复随后会发送至 LiveAvatar（HeyGen 旗下的一项服务），由其生成他的面部动画，并将视频流传送至您的浏览器。LiveAvatar 仅接收 James 的回复，绝不接收您的声音。由于通话期间您的浏览器会直接连接至 Google 和 LiveAvatar，两者都会收到您设备的互联网（IP）地址，如同您所连接的任何在线服务一样。
通话开始时，James 会告知您本次通话会录音并转为文字记录，方便团队跟进。对于每次通话，我们会保留：
录音由您的浏览器录制并发送至 Cloudflare，由其代我们存储在西欧。Google 与 LiveAvatar 不会收到该录音。
我们将视频通话录音保留 90 天，之后予以删除。处理目的、合法依据（正当利益）、文字记录与通话详情 24 个月的保留期限，以及您要求我们删除记录的权利，均与第 2.8 节相同。
如果您不希望被录音，您可以不使用视频通话，改用我们网站任意页面上的文字聊天，或发送电子邮件至 info@harveywjames.com 与我们联系。如需获取录音或文字记录的副本，或要求我们将其删除，请发送电子邮件至 info@harveywjames.com，并注明大致的通话时间以及您向 James 提供过的任何信息，例如您的电子邮件地址或电话号码。除非我们需要保留——例如因其属于投诉或法律索赔的一部分（第 8.3 节）——否则我们将予以删除；如需保留，我们会告知您原因。您也可以反对此项处理（第 8.6 节）。
第 3 节
某些类别的个人数据在 UK GDPR 第 9 条下被视为「特殊类别」。我们仅在满足第 9(2) 条所列条件之一、并具备第 6 条合法依据时，才处理特殊类别数据。在我们工作中出现的情形：
我们不收集生物识别数据、基因数据、揭示种族或民族出身的数据、政治观点、宗教或哲学信仰，或工会会员身份。我们绝不会利用通话录音或语音转写的文字记录，通过声音来识别任何人的身份。
第 4 节
我们依据以下合法依据。大多数处理同时落入其中不止一项，此时以适用的最强依据为准。
| 目的 | 合法依据 | 涉及谁的数据 |
|---|---|---|
| 推广房产、安排看房，以及为申请人匹配房产 | 正当利益 — 经营我们的出租业务 | 潜在租客、房东 |
| 通过 WhatsApp 或短信跟进您自己的房产或估价查询（第 2.10 节） | 正当利益 — 回应您所发起的查询 | 查询者 |
| 通过我们的 AI 助理 James，在我们的网站上以文字、语音或视频回应您（第 2.8 节与第 2.12 节） | 正当利益 — 提供并改进我们的服务 | 使用 James 的网站访客 |
| 接听并录制致电我们办公室线路的来电（第 2.11 节） | 正当利益 — 全天候接听我们的电话线路并为每次通话保留可靠的记录 | 来电者 |
| 协商并履行租赁合同 | 合同 | 租客、担保人、房东 |
| Right to Rent 核查 | 法律义务（《2014 年移民法》） | 所有年满 18 岁的居住者 |
| 授予租赁前的资信审查与信用核查 | 合同（应您要求采取的合同前步骤）及正当利益 | 潜在租客、担保人 |
| 触及法定门槛时的反洗钱核查 | 法律义务（《2017 年反洗钱条例》） | 房东 |
| 押金保护及押金争议处理 | 法律义务（《2004 年住房法》第 212 至 215 条） | 租客、房东 |
| 租金收取、会计及结单 | 合同 | 租客、房东 |
| 维修、保养及承包商协调 | 合同；正当利益（安全地管理房产） | 租客、房东、承包商 |
| 合规维护 — Gas Safety 燃气安全、EPC、EICR、烟雾及一氧化碳警报器、Awaab's Law 跟踪 | 法律义务；正当利益 | 房东、租客 |
| Property Redress Scheme 及 PRS Ombudsman 合规 | 法律义务 | 房东、租客 |
| HMRC 申报 — 非居民房东计划、启动时的 Making Tax Digital | 法律义务 | 房东 |
| 内部投诉处理 | 法律义务（Property Redress Scheme 会员规则）；合同 | 所有投诉人 |
| 法院及裁判庭程序（收回房产、押金、租金争议） | 法律义务；正当利益 | 程序的所有当事方 |
| 直接营销及新闻订阅 | 同意（UK GDPR 第 6(1)(a) 条及 PECR 第 22 条） | 仅限已选择加入的订阅者 |
| 网站分析（非严格必要的 cookie） | 同意（PECR 第 6 条） | 选择加入的网站访客 |
| 侦测与防止欺诈及洗钱 | 正当利益；启动时的法律义务 | 所有类别 |
当我们的合法依据为正当利益时，您有权反对该处理（参见第 8.6 节）。
第 5 节
我们仅与以下所列接收方共享个人数据，仅为上述目的，且仅限于各接收方履行其职责所需的范围。
这些服务提供商运行第 2.8–2.12 节所述的系统：
我们的律师、会计师（含我们就海外房东税务事宜的战略会计合作伙伴 YWC London LLP）、税务顾问、保险经纪，以及我们的专业责任保险人 Hiscox（hiscox.co.uk）。各方均在须知范围内，依其各自的专业保密义务及各自的 UK GDPR 义务受聘。
我们不出售个人数据。我们不与广告商、数据经纪商或营销名单提供商共享个人数据。我们不将个人数据用于与本政策所述目的存在实质差异的任何目的。
第 6 节
我们的大部分处理在英国境内进行，而存放 James 对话与通话记录的数据库位于西欧。第 5.2 节所列的技术服务提供商中有若干家总部位于美国，它们——或其自身的子处理者——可能在美国或英国境外的其他国家处理个人数据。我们仅在英国数据保护法允许的情况下（UK GDPR 第 44A 条），基于以下依据之一，将个人数据传输至英国境外：
我们会记录每家服务提供商适用上述哪一项依据。您可以发送电子邮件至 info@harveywjames.com，向我们索取该记录以及我们所依赖的保障措施的副本。我们不会在没有上述任一依据到位的情况下，向任何国家传输个人数据。
第 7 节
我们仅在为上述目的所需的期间，或在法律要求我们保留的期间内，持有个人数据。下表所列为我们的标准保留期限。在法律保留要求（进行中的争议、监管调查、法院命令）适用时，特定记录可保留更长时间。
| 类别 | 保留期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 租赁合同、租金账目、押金记录 | 租赁结束后 7 年 | 《1980 年时效法》（合同索赔 6 年）+ 1 年缓冲；HMRC 记录留存 |
| Right to Rent 证件 | 租期加 1 年 | 《2014 年移民法》法定最低期限 |
| 未成功申请人的资信审查与信用核查数据 | 自申请决定起 12 个月 | 应对歧视及争议索赔的抗辩 |
| 反洗钱记录 | 自业务关系结束起 5 年 | 《2017 年反洗钱条例》第 40 条 |
| 维修、保养及巡检记录 | 租赁结束后 7 年 | 与租赁记录及承包商争议窗口对齐 |
| 合规证书 — Gas Safety 燃气安全、EPC、EICR、烟雾及一氧化碳警报器 | 证书的法定有效期加 6 年 | 法定有效期 + 《1980 年时效法》 |
| 营销及新闻订阅同意记录 | 至同意撤回为止，外加该撤回的 6 个月审计留痕 | PECR 第 22 条 |
| 一般电子邮件往来 | 自最后一次联系起 6 年 | 《1980 年时效法》 |
| 网站分析数据 | 14 个月后汇总并匿名化 | UK GDPR 数据最小化原则 |
| 投诉档案（内部投诉处理程序） | 自结案起 6 年 | Property Redress Scheme 会员规则及《1980 年时效法》 |
| 致电我们办公室线路的通话录音（第 2.11 节） | 自通话起 90 天 | 足以核查通话并处理与之相关的任何疑问或投诉 |
| 与 James 视频通话的录音（第 2.12 节） | 自通话起 90 天 | 足以核查通话并处理与之相关的任何疑问或投诉 |
| 查询、看房及估价记录——存于我们的租赁管理系统及工作看板 | 自最后一次联系起 12 个月 | 足以跟进您的查询并处理与之相关的任何疑问；如该记录成为租赁或投诉档案的一部分，则适用该档案的保留期限 |
| James 对话记录——网站聊天、语音与视频、WhatsApp 与短信，以及电话通话的文字记录（第 2.8–2.12 节） | 最长 24 个月，之后匿名化 | 审核并改进服务；如对话成为查询、租赁或投诉档案的一部分，则适用该档案的保留期限 |
我们在注册办公地址不设闭路电视（CCTV），亦不从所管理的房产收集 CCTV 或视频数据。
保留期限只有在确有机制实际删除数据时才有意义，因此我们的规则按时自动执行，而非依赖于有人记得去做：
当您要求我们删除您的数据时（第 8.3 节），一次请求即会在我们的各个系统中搜索您的电话号码与电子邮件地址：聊天与通话记录、我们的工作看板、电子邮件、备注以及我们系统的日志。只有在我们团队的一名成员确认某条记录属于您之后，才会将其整条删除。在某条记录中找到您的信息并不意味着该记录属于您：他人发出的、提及您的消息仍属于他人，我们只会从中移除您的信息。如果您的信息存放在我们的工具无法触及的地方，例如我们的日历，则由我们团队的一名成员手动移除，全部完成后我们会告知您。如果法律要求我们保留某项内容，我们会告知您所适用的是哪项义务。
第 8 节
就您的个人数据，您享有以下权利。行使所有权利均为免费。在回应前我们可能需要核实您的身份，并且我们通常会在一个月内回应；在请求复杂时可延长至多两个月（如需延长，我们会在第一个月内告知您）。
您有权获得我们所持有的关于您的个人数据的副本，以及关于其如何被处理的信息。这即是数据主体访问请求（Subject Access Request）——参见下文第 9 节。
您有权要求我们更正不准确或不完整的个人数据。
您有权要求我们删除我们所持有的关于您的个人数据。当法律要求我们保留该数据（参见第 7 节），或当我们为确立、行使或抗辩法律主张而需要该数据时，我们可以拒绝。当保留为必需时，我们会告知您所适用的是哪项义务。
在特定情形下，您有权要求我们限制处理您个人数据的方式——例如在我们解决关于准确性的疑问期间。
当我们基于合同或您的同意处理个人数据，且我们以电子形式持有该数据时，您有权以结构化、通用且机器可读的格式获得该数据，或在技术可行时让其直接传输至另一控制者。
您有权反对基于正当利益的处理（含直接营销）。就直接营销而言，该反对是绝对的，我们会在收到您的请求后即停止。就其他基于正当利益的处理，我们会将您的请求与我们所追求的利益相权衡。
我们不会在对您产生法律或类似重大影响的情况下，仅基于自动化处理对您作出决定。信用与资信审查决定均涉及人工审核。
当我们基于您的同意处理个人数据（直接营销、非必要 cookie）时，您可随时撤回同意。撤回不影响撤回之前处理的合法性。
如要行使上述任何权利，请使用第 1 节中的方式与我们联系。
第 9 节
数据主体访问请求（Subject Access Request）是一项要求获得我们所持有的关于您的个人数据副本的书面请求。在大多数情况下为免费。仅在请求明显缺乏依据或过度时，我们才可能收取合理费用或拒绝处理，且如此行事我们会说明理由。
如要提出数据主体访问请求：
我们会在一个月内回应；对复杂请求，经通知后可延长至多两个月。当释出数据会损害第三方权利时（例如合租房产中的另一位租客，或某承包商），我们可能将相关部分遮蔽并说明遮蔽情况。
第 10 节
我们的网站使用三类 cookie，受《2003 年隐私与电子通讯条例》（PECR）规范：
我们不使用广告 cookie，也不允许在网站上进行第三方广告或行为追踪。
在您自己的设备上保存与 James 的对话——仅在您选择时。在「认识 James」页面，您可以勾选「在本设备上保存我的对话」。勾选后，您的浏览器会在其本地存储中保存您与 James 最近 10 次对话的文字内容，最长 30 天，方便您回看。这些内容只保留在您的设备上，不会因此向我们发送任何新的信息（我们自己的对话记录见第 2.8 节）。您可随时取消勾选，浏览器即会删除这些内容。
您可随时撤回同意，方法是清除浏览器中 www.harveywjames.com 的 cookie，或通过 cookie 横幅调整 cookie 偏好。大多数浏览器也允许您通过浏览器设置拒绝或删除 cookie；拒绝严格必要的 cookie 可能会使网站部分功能停止运作。
第 11 节
我们采用与处理风险相称的技术与组织措施，包括：
我们就个人数据泄露的应对设有书面程序。当发生泄露且可能对您的权利与自由构成风险时，我们会依 UK GDPR 第 33 条在 72 小时内通知 Information Commissioner's Office（英国信息专员办公室），并在风险较高时直接告知受影响的个人。
第 12 节
我们至少每年审核本政策一次，并在我们的处理发生实质性变动时随时审核（在第 5 节中引入新的合作伙伴、新的法定义务、新的产品）。本页底部的「最近一次核查」日期记录了最近一次审核。当某项变更属实质性时，我们会通过网站或在适当时以直接通知的方式提请注意。
本版本（2026 年 9 月 27 日）新增了我们的保留期限与删除请求在实践中如何运作的说明（第 7.1 节）。2026 年 9 月 26 日的版本新增了与 James 视频通话的录音（第 2.12 节）。2026 年 9 月 25 日的版本新增了电话中的 James（第 2.11 节）与视频中的 James（第 2.12 节），列出了其背后的技术服务提供商（第 5.2 节），并针对《2025 年数据（使用与访问）法》（Data (Use and Access) Act 2025）更新了第 6 节与第 8.7 节。
第 13 节
若您对我们处理您个人数据的方式不满意：
内部审核。请先使用第 1 节中的方式，或通过我们的 内部投诉处理程序 与我们联系。我们会在 3 个工作日内书面确认，并在 15 个工作日内作出实质性回应。
Information Commissioner's Office。若您仍不满意，您有权随时向 ICO 投诉：
在向 ICO 投诉之前，您无需先来找我们。我们希望有机会把事情做对，但选择权在您。
第 14 节
本隐私政策受英格兰及威尔士法律管辖。本政策中对 UK GDPR 的提述，是指依《2018 年欧盟（退出）法》第 3 条（经修订）作为英国法律一部分的《英国通用数据保护条例》。
最近一次核查：2026 年 9 月 27 日
保存在本设备上，无需注册账户。希望在相似房源出现时第一时间收到通知吗？
