法律参考
本隐私政策说明 Harvey W James LTD 如何依据 UK GDPR（英国通用数据保护条例）及《2018 年数据保护法》（Data Protection Act 2018）收集、使用并保护个人数据。
从这里开始
本政策取代本网站上任何此前的政策。我们至少每年审核一次，并在我们的数据处理发生实质性变动时随时审核。
本政策适用于我们持有其个人数据的每一个人：潜在与现有租客、担保人、业主、承包商与供应商、网站访客、查询者，以及新闻订阅者。
第 1 节
Harvey W James 是 Harvey W James LTD 的商号，该公司是本政策所述个人数据的数据控制者（data controller）。
就本政策、我们如何处理您的个人数据的任何疑问，或行使下文第 8 节中的任何权利，请使用上述方式与我们联系。
第 2 节
我们仅在为某一特定、合法目的所需时才收集个人数据。具体类别因您与我们的关系而异。
当您查询房产、参加看房或申请租房时，我们收集：
在租期内及租期之后，我们持有上述数据，另加：
当需要担保人时，我们收集与租客相同的身份、联系、就业及负担能力证明，另加已签署的担保契据。
当您指示我们出租或管理某处房产时，我们收集：
姓名、业务联系方式、资质、保险详情（公众责任险、专业责任险）、行业团体会员资格、发票及付款记录。
当您访问 www.harveywjames.com 时，我们可能通过 cookie 及分析工具接收技术数据：IP 地址（用于分析时已截断）、浏览器类型与版本、设备类型、所浏览页面、来源 URL，以及会话时长。参见第 10 节关于 cookie 的说明。
当您提交查询表单或订阅我们的新闻时，我们收集姓名、电子邮件地址及您提供的任何自由文本信息，外加您同意的记录（在以同意为合法依据时）。
当您使用我们的网站助手 James——无论以文字或语音——我们会记录对话：您发送的消息、James 的回复、您所在的页面，以及基本设备信息（浏览器类型与语言；我们不存储您的 IP 地址），连同您给出的任何评分或反馈。语音通话会被实时转录；我们不保留音频录音。
我们以此回应您的查询，并审核与改进助手的准确性、安全性与有用性。我们的合法依据是正当利益（UK GDPR 第 6(1)(f) 条）——提供并改进我们的服务。对话由 Harvey W James 内部审核，在我们的安全基础设施（Cloudflare）上处理，绝不出售，亦不用于广告。James 不会索取，您也不应在聊天中提供支付卡号或身份证件号码。
我们保留对话记录最长 24 个月，其后予以匿名化——删除个人细节，仅保留去标识化的信息以持续改进服务。您可随时发送电子邮件至 info@harveywjames.com 要求我们删除您的聊天记录。
若您向 James 询问您自己的租赁或账户，您可以选择验证身份：我们会向我们已为您存档的地址发送一次性验证码，输入后，James 即可在该聊天会话中向您展示您自己的信息（例如您的租金金额、付款日期，或某项维修的状态），有效期为 30 分钟。出于安全与审计，我们会将验证事件（时间、结果及您的客户编号——不含验证码）与对话一并记录。向您展示的细节将成为上述对话记录的一部分。验证为可选项；您随时可改向团队查询，也可在聊天窗口中点击「退出登录」以结束已验证的会话。
您也可以在 WhatsApp 上与 James 交谈。此外，当您查询我们的某处房产或要求估价时——无论在我们的网站上，还是通过 Rightmove 或 Zoopla 等门户——我们可能就同一查询，向您随该查询提供的电话号码发送一条自动 WhatsApp 消息（如无法通过 WhatsApp 送达，则发送一条短信）作为跟进。这些是关于您自己查询的服务性消息，而非营销。我们的合法依据是正当利益（UK GDPR 第 6(1)(f) 条）——回应并推进您选择发起的查询。自动的首条消息仅在英国时间上午 8 点至晚上 9 点之间发送。您可随时回复 STOP，我们便会停止向该号码发送消息；回复 START 可重新加入。
这些渠道运行于我们的通讯服务商 Twilio 之上，并且——就 WhatsApp 而言——运行于 Meta 的 WhatsApp Business Platform 之上，二者依其各自的隐私条款处理您的电话号码与消息内容以交付服务。对话本身完全按第 2.8 节所述由 James 处理：同样的记录、内部审核、24 个月保留及删除权一律适用。已验证的自助服务（第 2.9 节）仍在网站聊天中提供，而非在 WhatsApp 中。
第 3 节
某些类别的个人数据在 UK GDPR 第 9 条下被视为「特殊类别」。我们仅在满足第 9(2) 条所列条件之一、并具备第 6 条合法依据时，才处理特殊类别数据。在我们工作中出现的情形：
我们不收集生物识别数据、基因数据、揭示种族或民族出身的数据、政治观点、宗教或哲学信仰，或工会会员身份。
第 4 节
我们依据以下合法依据。大多数处理同时落入其中不止一项，此时以适用的最强依据为准。
| 目的 | 合法依据 | 涉及谁的数据 |
|---|---|---|
| 推广房产、安排看房，以及为申请人匹配房产 | 正当利益 — 经营我们的出租业务 | 潜在租客、业主 |
| 通过 WhatsApp 或短信跟进您自己的房产或估价查询（第 2.10 节） | 正当利益 — 回应您所发起的查询 | 查询者 |
| 协商并履行租赁合同 | 合同 | 租客、担保人、业主 |
| Right to Rent 核查 | 法律义务（《2014 年移民法》） | 所有年满 18 岁的居住者 |
| 授予租赁前的资信审查与信用核查 | 合同（应您要求采取的合同前步骤）及正当利益 | 潜在租客、担保人 |
| 触及法定门槛时的反洗钱核查 | 法律义务（《2017 年反洗钱条例》） | 业主 |
| 押金保护及押金争议处理 | 法律义务（《2004 年住房法》第 212 至 215 条） | 租客、业主 |
| 租金收取、会计及结单 | 合同 | 租客、业主 |
| 维修、保养及承包商协调 | 合同；正当利益（安全地管理房产） | 租客、业主、承包商 |
| 合规维护 — Gas Safety 燃气安全、EPC、EICR、烟雾及一氧化碳警报器、Awaab's Law 跟踪 | 法律义务；正当利益 | 业主、租客 |
| Property Redress Scheme 及 PRS Ombudsman 合规 | 法律义务 | 业主、租客 |
| HMRC 申报 — 非居民房东计划、启动时的 Making Tax Digital | 法律义务 | 业主 |
| 内部投诉处理 | 法律义务（Property Redress Scheme 会员规则）；合同 | 所有投诉人 |
| 法院及裁判庭程序（收回房产、押金、租金争议） | 法律义务；正当利益 | 程序的所有当事方 |
| 直接营销及新闻订阅 | 同意（UK GDPR 第 6(1)(a) 条及 PECR 第 22 条） | 仅限已选择加入的订阅者 |
| 网站分析（非严格必要的 cookie） | 同意（PECR 第 6 条） | 选择加入的网站访客 |
| 侦测与防止欺诈及洗钱 | 正当利益；启动时的法律义务 | 所有类别 |
当我们的合法依据为正当利益时，您有权反对该处理（参见第 8.6 节）。
第 5 节
我们仅与以下所列接收方共享个人数据，仅为上述目的，且仅限于各接收方履行其职责所需的范围。
我们的律师、会计师（含我们就海外业主税务事宜的战略会计合作伙伴 YWC London LLP）、税务顾问、保险经纪，以及我们的专业责任保险人 Hiscox（hiscox.co.uk）。各方均在须知范围内，依其各自的专业保密义务及各自的 UK GDPR 义务受聘。
我们不出售个人数据。我们不与广告商、数据经纪商或营销名单提供商共享个人数据。我们不将个人数据用于与本政策所述目的存在实质差异的任何目的。
第 6 节
我们的大部分处理在英国境内进行。当第 5 节所列服务提供商在英国境外存储或处理个人数据时——通常是因为某个云端子处理者位于欧洲经济区（EEA），或较少见地位于美国——我们依赖 UK GDPR 第 46 条所允许的某项保障措施：
我们不会在没有公认的合法保障措施到位的情况下，向任何国家传输个人数据。
第 7 节
我们仅在为上述目的所需的期间，或在法律要求我们保留的期间内，持有个人数据。下表所列为我们的标准保留期限。在法律保留要求（进行中的争议、监管调查、法院命令）适用时，特定记录可保留更长时间。
| 类别 | 保留期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 租赁合同、租金账目、押金记录 | 租赁结束后 7 年 | 《1980 年时效法》（合同索赔 6 年）+ 1 年缓冲；HMRC 记录留存 |
| Right to Rent 证件 | 租期加 1 年 | 《2014 年移民法》法定最低期限 |
| 未成功申请人的资信审查与信用核查数据 | 自申请决定起 12 个月 | 应对歧视及争议索赔的抗辩 |
| 反洗钱记录 | 自业务关系结束起 5 年 | 《2017 年反洗钱条例》第 40 条 |
| 维修、保养及巡检记录 | 租赁结束后 7 年 | 与租赁记录及承包商争议窗口对齐 |
| 合规证书 — Gas Safety 燃气安全、EPC、EICR、烟雾及一氧化碳警报器 | 证书的法定有效期加 6 年 | 法定有效期 + 《1980 年时效法》 |
| 营销及新闻订阅同意记录 | 至同意撤回为止，外加该撤回的 6 个月审计留痕 | PECR 第 22 条 |
| 一般电子邮件往来 | 自最后一次联系起 6 年 | 《1980 年时效法》 |
| 网站分析数据 | 14 个月后汇总并匿名化 | UK GDPR 数据最小化原则 |
| 投诉档案（内部投诉处理程序） | 自结案起 6 年 | Property Redress Scheme 会员规则及《1980 年时效法》 |
我们在注册办公地址不设闭路电视（CCTV），亦不从所管理的房产收集 CCTV 或视频数据。
第 8 节
就您的个人数据，您享有以下权利。行使所有权利均为免费。在回应前我们可能需要核实您的身份，并且我们通常会在一个月内回应；在请求复杂时可延长至多两个月（如需延长，我们会在第一个月内告知您）。
您有权获得我们所持有的关于您的个人数据的副本，以及关于其如何被处理的信息。这即是数据主体访问请求（Subject Access Request）——参见下文第 9 节。
您有权要求我们更正不准确或不完整的个人数据。
您有权要求我们删除我们所持有的关于您的个人数据。当法律要求我们保留该数据（参见第 7 节），或当我们为确立、行使或抗辩法律主张而需要该数据时，我们可以拒绝。当保留为必需时，我们会告知您所适用的是哪项义务。
在特定情形下，您有权要求我们限制处理您个人数据的方式——例如在我们解决关于准确性的疑问期间。
当我们基于合同或您的同意处理个人数据，且我们以电子形式持有该数据时，您有权以结构化、通用且机器可读的格式获得该数据，或在技术可行时让其直接传输至另一控制者。
您有权反对基于正当利益的处理（含直接营销）。就直接营销而言，该反对是绝对的，我们会在收到您的请求后即停止。就其他基于正当利益的处理，我们会将您的请求与我们所追求的利益相权衡。
我们不会在对您产生法律或类似重大影响的情况下，仅基于自动化处理对您作出决定。信用与资信审查决定均涉及人工审核。
当我们基于您的同意处理个人数据（直接营销、非必要 cookie）时，您可随时撤回同意。撤回不影响撤回之前处理的合法性。
如要行使上述任何权利，请使用第 1 节中的方式与我们联系。
第 9 节
数据主体访问请求（Subject Access Request）是一项要求获得我们所持有的关于您的个人数据副本的书面请求。在大多数情况下为免费。仅在请求明显缺乏依据或过度时，我们才可能收取合理费用或拒绝处理，且如此行事我们会说明理由。
如要提出数据主体访问请求：
我们会在一个月内回应；对复杂请求，经通知后可延长至多两个月。当释出数据会损害第三方权利时（例如合租房产中的另一位租客，或某承包商），我们可能将相关部分遮蔽并说明遮蔽情况。
第 10 节
我们的网站使用三类 cookie，受《2003 年隐私与电子通讯条例》（PECR）规范：
我们不使用广告 cookie，也不允许在网站上进行第三方广告或行为追踪。
您可随时撤回同意，方法是清除浏览器中 www.harveywjames.com 的 cookie，或通过 cookie 横幅调整 cookie 偏好。大多数浏览器也允许您通过浏览器设置拒绝或删除 cookie；拒绝严格必要的 cookie 可能会使网站部分功能停止运作。
第 11 节
我们采用与处理风险相称的技术与组织措施，包括：
我们就个人数据泄露的应对设有书面程序。当发生泄露且可能对您的权利与自由构成风险时，我们会依 UK GDPR 第 33 条在 72 小时内通知 Information Commissioner's Office（英国信息专员办公室），并在风险较高时直接告知受影响的个人。
第 12 节
我们至少每年审核本政策一次，并在我们的处理发生实质性变动时随时审核（在第 5 节中引入新的合作伙伴、新的法定义务、新的产品）。本页底部的「最近一次核查」日期记录了最近一次审核。当某项变更属实质性时，我们会通过网站或在适当时以直接通知的方式提请注意。
第 13 节
若您对我们处理您个人数据的方式不满意：
内部审核。请先使用第 1 节中的方式，或通过我们的 内部投诉处理程序 与我们联系。我们会在 3 个工作日内书面确认，并在 15 个工作日内作出实质性回应。
Information Commissioner's Office。若您仍不满意，您有权随时向 ICO 投诉：
在向 ICO 投诉之前，您无需先来找我们。我们希望有机会把事情做对，但选择权在您。
第 14 节
本隐私政策受英格兰及威尔士法律管辖。本政策中对 UK GDPR 的提述，是指依《2018 年欧盟（退出）法》第 3 条（经修订）作为英国法律一部分的《英国通用数据保护条例》。
最近一次核查：2026 年 6 月 10 日
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